Slovenska podjetja se soočajo s pomanjkanjem kadra. Rešitev je avtomatizacija in uporaba orodij brez kode, ki razbremenijo zaposlene in povečajo produktivnost.
Če slovenska podjetja ne bodo avtomatizirala ponavljajočih se nalog, bodo obstala v kadrovskem krču. FOTO: Shutterstock
Gospodarstvo je leto 2025 začelo v primežu izrazitega razhajanja: na eni strani imamo visoke ambicije podjetij, na drugi pa neizprosno realnost na trgu dela.
Če slovenska podjetja ne bodo avtomatizirala ponavljajočih se nalog, bodo kljub napovedani rasti zaposlovanja obstala v kadrovskem krču.
Analize namreč kažejo na strukturni primanjkljaj, ki ga preprosto ne moremo več rešiti zgolj z višjimi plačami ali intenzivnejšim iskanjem novih sodelavcev.
Ko zmanjka ljudi, vskoči tehnologija
Podatki, ki jih navaja Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje (ZRSZ) v svojem Napovedniku zaposlovanja za leto 2025, razkrivajo, da delodajalci za drugo polovico leta predvidevajo 2,1-odstotno rast zaposlovanja.
To pomeni potrebo po približno 32.000 novih delovnih mestih. Vendar pa se skoraj polovica delodajalcev, natančneje 46,5 odstotka, hkrati sooča s pomanjkanjem ustreznih kandidatov. Pri velikih sistemih ta delež preseže celo 70 odstotkov.
V takšnem okolju digitalizacija preneha biti le tehnološka izbira, temveč postane nujen pogoj, da podjetje sploh ohrani svojo operativno sposobnost.
Pritiski na stroškovno učinkovitost so v letu 2025 izraziti. Dober indikator stanja je trg študentskega dela, ki je tradicionalno veljal za najugodnejšo rešitev, ko smo potrebovali administrativno pomoč.
Programska oprema naloge opravi z ničelnimi mejnimi stroški in brez napak. FOTO: Shutterstock
Najnižja urna postavka zdaj znaša 7,34 evra bruto, pri dejanskih ponudbah pa strošek za podjetje pogosto preseže 10 evrov, ko prištejemo vse dajatve in provizije.
Uporaba človeškega kapitala za ročno prepisovanje podatkov, preverjanje statusov naročil ali prenašanje informacij med sistemi je v tem okviru postala nevzdržna. Programska oprema takšne naloge opravi z ničelnimi mejnimi stroški in, kar je ključno, brez tipičnih napak, ki jih prinaša ročno delo. Kljub temu Slovenija na tem področju zaostaja.
Poročilo Digital Decade Country Report 2024 navaja, da ima vsaj osnovno raven digitalne intenzivnosti le 50,4 odstotka slovenskih podjetij, medtem ko evropsko povprečje znaša 57,7 odstotka. Še slabše nam gre pri uporabi podatkovne analitike, saj jo uporablja le 19,1 odstotka podjetij, kar nas postavlja na rep Evrope.
Študija inštituta McKinsey opozarja, da bi zmanjšanje produktivnostne vrzeli med malimi in srednjimi podjetji (MSP) ter velikimi podjetji v razvitih gospodarstvih lahko ustvarilo dodatno vrednost v višini do približno 5 odstotkov BDP. Pomemben del te vrzeli izhaja prav iz digitalne zrelosti.
Odpravljanje »busyworka« in razumevanje dela
Preden podjetja investirajo v tehnologijo, morajo jasno razumeti, kje sploh nastaja neučinkovitost. Številne pisarne še vedno obremenjuje tako imenovani »busywork« – naloge, ki zaposlene ohranjajo zasedene, vendar ne ustvarjajo nove vrednosti.
Podatkovno analitiko uporablja le 19,1 odstotka podjetij, kar nas postavlja na rep Evrope. FOTO: Shutterstock
Analize podjetja Zapier kažejo, da zaposleni pogosto delujejo kot »človeški vmesniki« (ang. human APIs), ko ročno prenašajo podatke med nepovezanimi aplikacijami.
Pri uvajanju avtomatizacije velja upoštevati znano opozorilo Billa Gatesa: »Prvo pravilo katere koli tehnologije v poslu je, da avtomatizacija, uporabljena na učinkoviti operaciji, poveča učinkovitost. Drugo pravilo je, da avtomatizacija, uporabljena na neučinkoviti operaciji, poveča neučinkovitost.«
Slabi procesi z avtomatizacijo torej postanejo le hitrejši slabi procesi.
Orodja brez kode v praksi
Slovenska podjetja vse pogosteje posegajo po orodjih »brez kode« (angl. no-code) in »z malo kode« (angl. low-code). Ta omogočajo, da gradimo integracije prek vizualnih vmesnikov, brez dragih razvojnih ekip. Na globalnem trgu so uveljavljene rešitve, kot je Zapier, ki povezuje več kot 8.000 aplikacij, ter Make (prej Integromat), ki omogoča napredne vizualne poteke.
Ključ do uspeha v slovenskem okolju je povezava teh globalnih orodij z domačimi informacijskimi sistemi:
- Računovodstvo: Minimax ponuja odprt programski vmesnik (API), prek katerega lahko zunanji sistemi berejo in zapisujejo podatke.
- Fiskalizacija: Sistem E-računi (Eurofaktura) prek spletnih storitev omogoča avtomatizirano davčno potrjevanje računov.
- Starejši programi: Microsoft Power Automate s funkcijo RPA (Robotic Process Automation) rešuje primere, kjer sodobni API-ji niso na voljo.
Preden podjetja investirajo v tehnologijo, morajo razumeti, kje nastaja neučinkovitost. FOTO: Shutterstock
V praksi avtomatizacija prinaša neposredne in merljive prihranke. Poglejmo primer e-trgovine: povezava spletne trgovine (npr. WooCommerce) z računovodskim programom (npr. Minimax) prek platforme Make lahko popolnoma odpravi ročni vnos naročil. Sistem ob prejetem naročilu samodejno ustvari stranko, izda račun in pridobi številko za sledenje pri dostavni službi
Učinek? Prihranek med 5 in 10 minutami na naročilo. Pri 50 naročilih dnevno to pomeni prihranek, ki ustreza celotni plači administrativnega sodelavca. Ta čas lahko podjetje raje preusmeri v prodajo, nadgradnjo ponudbe ali podporo strankam.
Biti prvi ali biti pozabljen
Avtomatizacija ni nujna le za zaledne pisarne, temveč je ključna tudi v prodaji. Koncept »speed-to-lead« (hitrost odziva na povpraševanje) postaja odločilen. Podjetje, ki odgovori v minuti, ima bistveno večjo verjetnost konverzije kot tisto, ki odgovori v eni uri.
Avtomatizacija omogoča, da se ob izpolnitvi obrazca podatki samodejno vpišejo v CRM (npr. Pipedrive ali Dynamics), prodajna ekipa prejme obvestilo v orodju Teams, stranka pa prejme personaliziran SMS v trenutku oddaje povpraševanja.
Slovenski podjetniški sklad je podprl projekte digitalne transformacije z razpisom P4D 2025. FOTO: Shutterstock
Takšna takojšnja odzivnost zmanjšuje uhajanje potencialnih kupcev v pozabnost.
Tveganja in varnost
Avtomatizacija ne rešuje slabih procesov, še manj pa odpravi potrebo po premišljenem ravnanju s podatki. Integracije pogosto vključujejo prenos osebnih podatkov prek več sistemov, zato morajo podjetja slediti načelom minimizacije podatkov in nadzoru nad tokovi informacij.
Prenos podatkov v ZDA je trenutno mogoč na podlagi okvira EU-US Data Privacy Framework, ki predstavlja priznano pravno podlago za certificirane ponudnike, hkrati pa se v EU nadaljuje pravna razprava o njegovem dolgoročnem statusu.
Sodobna orodja omogočajo revizijske sledi, ki beležijo vsako operacijo in podpirajo skladnost z GDPR. To pa ne zmanjšuje odgovornosti podjetja, da razmisli o tveganjih, nastavitvah dostopov in notranjih postopkih.
Prihranek pri 50 naročilih dnevno ustreza celotni plači administrativnega sodelavca. FOTO: Shutterstock
V letu 2025 avtomatizacija ni več tehnološki dodatek, temveč bistveni pogoj za ohranjanje konkurenčnosti v okolju, kjer kadrovski viri ostajajo omejeni. Slovenski podjetniški sklad je spomladi 2025 v okviru razpisa P4D 2025 podprl projekte digitalne transformacije z do 100.000 evri nepovratnih sredstev, podobni razpisi pa se pričakujejo tudi v prihodnjih letih.
Podjetja, ki bodo pravočasno prepoznala priložnosti, optimizirala procese in odgovorno vključila tehnologijo, bodo zgradila odpornejše sisteme. V takšnih sistemih ljudje usmerjajo delo, algoritmi pa ga izvajajo – hitreje, natančneje in z manjšo obremenitvijo za zaposlene.
